Transformar la colaboración en Google Workspace

Tras más de un año trabajando y colaborando a distancia, muchas personas empiezan a sufrir la fatiga digital. Durante la pandemia millones de empleados han compensado la distancia física de su entorno de trabajo con una mayor disponibilidad, participando en un sinfín de reuniones virtuales y recurriendo a una gran variedad de herramientas y aplicaciones. Nuestra misión es construir el trabajo del futuro, por lo que decidimos abordar esta problemática en Google Workspace.


Como hemos anunciado en I/O, hoy lanzamos Smart Canvas, un nuevo producto que supone un salto cualitativo en la colaboración a través de Google Workspace. A partir de hoy, y hasta finales de año, iremos implementando varias innovaciones que harán más fácil para los empleados mantenerse en contacto, organizar el tiempo, concentrarse en sus tareas y convertir sus ideas en resultados.


Concretamente, estamos mejorando las aplicaciones que cientos de millones de personas utilizan todos los días, como Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones, para que sean aún más flexibles, interactivas e inteligentes. Con Smart Canvas incorporamos a Google Workspace contenidos y conexiones que enriquecen y mejoran la colaboración en el trabajo.


Cuando, hace 15 años, lanzamos Documentos de Google Docs y Hojas de Cálculo mostramos al mundo una nueva forma de trabajar. Estas aplicaciones permitían trabajar en equipo en cualquier momento y lugar, marcando una gran diferencia con respecto a las herramientas heredadas, diseñadas para una época en la que los empleados trabajaban individualmente, desde la mesa de una oficina. Desde hace ya más de una década venimos trabajando para que los documentos dejen de ser unas simples «hojas de papel digitales» y se conviertan en contenidos conectados, obtenidos a través de la colaboración e inspirados por la red. Smart Canvas representa un nuevo gran paso en esta dirección.


Una colaboración más flexible y más útil


El modelo del trabajo híbrido evoluciona y los desafíos que plantea la colaboración se vuelven más urgentes. ¿Cómo se consigue que los equipos se mantengan focalizados y conectados mientras trabajan juntos, independientemente de dónde se encuentren sus miembros? Con Smart Canvas construimos conexiones más profundas en Google Workspace y transformamos la colaboración en el trabajo, dondequiera que se necesite.


Por ejemplo, utilizamos herramientas que la gente ya usa todos los días, como las @menciones de contacto, para abrir unas nuevas y potentes capacidades de colaboración. Gracias a los nuevos elementos interactivos (tarjetas de contacto, plantillas y listas de tareas) las personas, los contenidos y los eventos estarán todos conectados, permitiendo trabajar de una manera totalmente fluida.


Entre las funciones ya disponibles, cuando se @menciona a alguien en un documento, una tarjeta de contacto mostrará información adicional como la ubicación de esa persona, su cargo y los datos de contacto. Además, hoy lanzamos en Documentos nuevas tarjetas de contacto para reuniones y archivos recomendados. Para insertar tarjetas de contacto en un documento basta con escribir «@» y aparecerá una lista de personas, archivos y reuniones recomendados. Desde la web o el dispositivo móvil, los colaboradores podrán ver rápidamente las reuniones y las personas asociadas, u obtener una vista previa de los documentos vinculados, todo ello sin cambiar de pestaña o de contexto. Las tarjetas de contacto se implementarán también en Hojas de Cálculo en los próximos meses.


Asimismo, facilitamos el avance de los proyectos al optimizar los flujos de trabajo de equipo comunes. A partir de hoy en Docs, las listas de tareas están disponibles en la red y en los dispositivos móviles, y pronto será posible asignar tareas de la lista a otras personas. Estas tareas aparecerán en Tareas de Google, lo que facilitará que todos puedan administrar la lista de tareas pendientes de un proyecto.


También presentamos las plantillas para tablas en Documentos. Las tablas de votación sobre temas permitirán recopilar fácilmente los comentarios del equipo y las tablas de seguimiento servirán para conocer de un vistazo los hitos y los estados de los proyectos. Una nueva plantilla de documento para las notas de las reuniones importará automáticamente del Calendario cualquier información relevante de una convocatoria de reunión, incluidas las tarjetas de contacto de los asistentes y los archivos adjuntos.



Con Smart Canvas se puede añadir rápidamente una tabla de votación sobre temas, incluir a las personas adecuadas y generar una lista de asignación de tareas.

En Documentos, gracias a nuestro nuevo formato sin páginas, es posible eliminar los límites de las páginas y expandir el texto según el tamaño del dispositivo o la pantalla que se esté utilizando, lo que facilita trabajar con tablas muy anchas, imágenes grandes o comentarios extensos. Y si se quiere imprimir el documento o convertirlo a PDF se puede volver fácilmente a la vista de páginas.


Mientras, el usuario podrá ir consultando las nuevas vistas de Hojas de Cálculo para administrar e interactuar mejor con sus datos en la red y en sus dispositivos móviles. La primera vista que lanzaremos será un cronograma, que facilitará y agilizará el seguimiento de las tareas. Esta vista flexible permitirá organizar los datos por propietario, categoría, campaña o cualquier otro baremo. El uso de un cronograma dinámico e interactivo refuerza la capacidad del usuario para administrar actividades como campañas de marketing, hitos de proyecto, programas y colaboraciones entre equipos.

Con la vista de cronograma de Hojas de Cálculo es más fácil gestionar los proyectos y hacer un seguimiento de las tareas. 

Fomentamos la conexión entre las personas, dondequiera que trabajen


Con Smart Canvas y las innovaciones de Google Meet, hacemos más fácil la incorporación directa de las voces y los rostros de los miembros del equipo que colaboran en un trabajo, ayudando a las personas, dondequiera que se encuentren, a compartir ideas y solucionar juntos los problemas. Para ello, estamos reforzando la integración entre nuestras herramientas de comunicación y colaboración para que permitan incluir contenidos en las conversaciones y conversaciones en los contenidos.


A partir de hoy, el usuario podrá presentar sus contenidos en una llamada de Google Meet en la red, directamente desde el documento, la hoja de cálculo o la presentación en la que esté trabajando con su equipo. Poder pasar de la colaboración sobre un documento a una conversación en vivo y viceversa, sin perder el ritmo de la reunión, resulta muy útil para evitar la dispersión en el proyecto (y en el equipo). Y en el otoño incorporaremos Google Meet directamente a Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones en la red, para que las personas puedan verse y oírse mientras colaboran.



Ver y oír a los miembros del equipo mientras colaboran gracias a la integración de Google Meet en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones.

En Google Meet, el subtitulado y la traducción en tiempo real también desempeñarán un papel crucial para mantener a las personas conectadas mientras colaboran en equipos distribuidos. Actualmente ofrecemos subtítulos en tiempo real en cinco idiomas y pronto añadiremos otros. Asimismo, este verano lanzaremos la traducción de subtítulos en tiempo real; empezaremos por las traducciones del inglés al español, al portugués, al francés y al alemán, a los que seguirán muchos otros idiomas.


Con las recientes mejoras introducidas en Google Meet, también brindamos a los usuarios más control y flexibilidad para las reuniones, incluido un espacio mayor para poder ver tanto a los participantes como los contenidos, y la posibilidad de anclar y desanclar contenidos y feeds de vídeo. Y para ayudar a superar la fatiga, ahora el usuario puede apagar por completo la transmisión de su propia imagen.


Sabemos que la colaboración en el trabajo tiene que ser fluida y rápida, por lo que ofrecemos a los equipos una mayor facilidad a la hora de hacer comentarios sobre la marcha, pasar sin problemas de una conversación a otra y crear contenidos en colaboración. Los equipos ahora pueden pasar directamente de una discusión en el chat de Google a crear contenidos juntos. Desde las salas de chat de Google ya es posible crear y editar en Hojas de Cálculo y Documentos en la red, y en las próximas semanas habilitaremos esta función también para Slides. Asimismo, para poder evaluar las reacciones del equipo durante la reunión, en los próximos meses lanzaremos los emoji de reacción en Documentos.



Pasar directamente de una discusión en Chat a la creación de contenidos en Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones.

Trabajar de forma más inteligente y segura


Google Workspace ya cuenta con una potente inteligencia que permite a las personas aprovechar al máximo su tiempo y atención, ya sea con los dos mil millones de sugerencias gramaticales que mostramos cada mes en Docs, o con las sugerencias inteligentes de archivos en las funciones Prioridad y Acceso rápido de Drive, que reducen en un 50% el tiempo de búsqueda de ficheros.


Para ayudar a todos a trabajar de manera más inteligente, en los próximos meses lanzaremos en Docs nuevas funciones de escritura asistida en la red, entre las que se incluyen las advertencias sobre palabras y lenguaje ofensivos y otras sugerencias de estilo que ayudarán a acelerar la edición y a escribir con un estilo más eficaz. También vamos a incorporar a Hojas de Cálculo más funciones de asistencia de análisis en la red, con sugerencias de fórmulas que permitirán a todos, y no solo a los analistas, obtener información valiosa a partir de los datos. La inteligencia de Hojas de Cálculo ayuda a crear fórmulas y a solucionar problemas en las mismas, agilizando el análisis de los datos y reduciendo los errores.


Las sugerencias de fórmulas agilizan los análisis y reducen los errores

A medida que Smart Canvas evolucione, las empresas podrán conectar las aplicaciones y herramientas que utilizan en Google Workspace. Esto se enmarca en nuestra tradición de admitir una gran variedad de funciones complementarias que eliminan cualquier fricción en la colaboración, desde la firma electrónica directamente en Google Workspace mediante DocuSign, hasta el conector de Salesforce integrado con Sheets. Para ayudar a las personas a trabajar de manera aún más inteligente, recientemente anunciamos que AppSheet Automation está disponible de manera generalizada, de modo que ahora es posible automatizar tareas que requieren mucho tiempo, como la aprobación de facturas y el proceso de incorporación de nuevos empleados, sin tener que escribir una sola línea de código.


De cara al futuro, planeamos crear nuevas API para que el usuario pueda traer la información y las acciones que necesita, como tarjetas de contacto, listas de tareas y plantillas para tablas, directamente de las herramientas de terceros a Smart Canvas.


Además, puesto que la confianza está en el centro de toda colaboración en Google Workspace, hoy también lanzamos capacidades avanzadas que ayudan a proteger a los usuarios contra las amenazas de seguridad y los usos malintencionados mientras trabajan juntos.


Llevamos la innovación al mundo real transformando el modo de trabajar de las personas


No existe una única forma de colaborar, pero sabemos por nuestros clientes que transformar el modo de trabajar de las personas significa llevar la innovación al mundo real.


Google Workspace impulsa una nueva forma de trabajar juntos. Permite a nuestros equipos repartidos en todo el mundo, tanto si están en la oficina, como en casa o en el pasillo del supermercado, trabajar de manera más flexible y traducir sus ideas en nuevas formas de satisfacer a nuestros clientes.

—Thibaud Cainne, Director Global de Infraestructura Tecnológica y Trabajo Digital de Carrefour


La transformación ocurre a todos los niveles y, a menudo, en todas las herramientas. En solo seis meses conseguimos que 17.000 de nuestros empleados se cambiaran de Excel a Google Sheets al mostrarles cómo podíamos optimizar, automatizar y conectar las hojas de cálculo y sus datos. Este tipo de colaboración supone trasladar la innovación al mundo real de nuestros clientes.

—Mónica Andrea Díaz Pinzón, Jefa de Transformación Digital (Proyectos Especiales) de Banco Davivienda


Creamos un hub digital en Google Workspace para transformar nuestro modo de conectarnos con nuestros empleados y socios comerciales que están repartidos en varios lugares y empresas. Gracias a ello pudimos poner en marcha importantes proyectos de investigación en pocos días en lugar de en meses, incluida la realización de importantes estudios sobre la vacuna COVID-19.

—Justin Riordan-Jones, Jefe de Sistemas e Información (Investigación), Departamento de Salud y Atención Social, Instituto Nacional de Investigación en Salud (Reino Unido)


Mientras Smart Canvas impulsa una nueva era para la colaboración en Google Workspace, seguiremos comprometidos a brindar soluciones flexibles, útiles y capaces de alimentar la innovación en las empresas de cualquier sector. En las tareas de primera línea, en las sedes corporativas y en los innumerables espacios de trabajo intermedios, Google Workspace seguirá transformando el modo de trabajar.

Erika Trautman, Directora de Google Workspace


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Source: Google Oficial

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